Magdalena Ribbing om vett och etikett på konferensmingel

Vad är viktigt att tänka på när du deltar i ett mingel? Framlidne folkvettsexperten och författaren Magdalena Ribbing berättar om sina råd och tips när man träffar obekanta personer som man ska socialisera med.

Konferenser, mingel och liknande sammankomster innebär fantastiska möjligheter att skapa kontaktytor för människor inom och utanför de egna nätverken. Att bjuda in kunder, samarbetspartners, investerare och uppdragsgivare till nätverksträffar ger utmärkta tillfällen att skapa eller stärka relationer, samarbeten och affärssamtal.

Samtidigt är det något av en konst att sammanstråla med människor som man inte känner. Att mingla bra kan liknas vid hantverk som inte är helt självklart att bemästra. Hur tar man kontakt? Hur gör man ett gott intryck? Vad bör man tänka på för att hålla ett samtal vid liv? Finns det några knep för att artigt bryta upp ett samtal? Behöver tystnad bli pinsam?

Häromveckan mötte vi av en slump (den nu framlidne) folkvettsexperten Magdalena Ribbing, journalist och författare – och självfallet passade vi på att fråga henne om vett och etikett på konferensminglet. Finns det någon med bra svar är det sannerligen Magdalena, som häromåret gav ut sin senaste bok Ribbings etikett (Forum), och ständigt är aktuell i DN:s kolumn Fråga om hyfs och stil bland mycket annat i kultursverige.

Med den här artikeln förmedlar vi Magdalena Ribbings kunskap och insikter kring att mingla.

Hur ser dina knep ut för att bryta isen med personer du aldrig träffat tidigare?
– Min erfarenhet är att man alltid kan vända sig till en helt främmande person och säga något neutralt i vänlig ton, utan att det behöver bli besvärligt för någon. Sådant som är lätt att säga och inte besvärligt att svara på, exempelvis:

– ”Värst vad det regnar.”
– ”Den här värmen har vi längtat efter.”
– ”Har du provat dom här nötterna? Jättegoda.”
– ”Stilig inredning eller hur?”
– ”Vilken god lunch vi fick” – eller något om utsikten, om en avhörd föreläsning, en nyhet från medierna.

Bara det att man säger något och ser vänlig ut brukar alltid uppskattas i den alltför vanliga blyghet som gör att så många inte törs ta initiativet till ett litet småprat.

Hur undviker du så kallad pinsam tystnad och framförallt hur handskas du med att bryta den tystnaden? 

– Att undvika obehaglig tystnad är ofta en fråga om att börja prata, och då kan man ta till något av de ämnen jag redan har föreslagit. Om den pinsamma tystnaden beror på att någon eller man själv har sagt eller gjort något som inte blev så bra, tycker jag att man kan glida över det så snabbt som möjligt, ingen blir glad av att man ältar och ursäktar och förklarar i detalj. Man kan om det är något man själv har gjort, säga ”hoppsan, där tänkte jag visst alldeles fel, ursäkta” men sedan är det vanligen bäst att byta samtalsämne.

Ett bra knep för den som brukar få lite tunghäfta i sällskap är att förse sig med några aktuella samtalsämnen i förväg, som ett litet prat-skafferi att hämta något gott ur när det behövs. Som något nytt pris för en film, ett omtalat TV-program, en ny debatt om någon byggnad eller dylikt.

Vad kan man göra för att hålla ett samtal igång, utan att det känns som en intervju?

– Det är väldigt viktigt att aldrig fråga ut dem man möter om deras privatliv. Låt människor berätta själva det som de vill om sin familj, sina eventuella barn, sin inkomst och boendekostnad, men fråga gärna om deras relation till den som har konferensen:

– ”Kul att vara här, jag jobbar hos bolaget X och vi har ju samma inriktning som det här.”
– ”Jobbar du på den här firman?”
– ”Jag hörde att företaget Y har planer på att utöka, har du hört det?”
– ”Bor du i närheten? Fina grönområden här, eller hur?”

Med en intresserad ingångsfråga av den arten kommer fortsättningen på samtalet naturligt. Men det gäller ju för alla som minglar att faktiskt också ta emot försöken att få igång ett samtal, inte bara muttra ett ”mmm” eller bara säga ”jaha” utan hjälpa till själva.

Vilket tillvägagångssätt anser du lämpligast för att introducera sig själv i ett pågående samtal mellan andra personer på ett artigt sätt? Finns det något som är särskilt viktigt att tänka på? 

– En gammal regel i formellt affärsliv är att den som är överordnad, chef, ägare tar initiativet till att hälsa och säga sitt namn, medan den som är underordnad, anställd väntar på detta och först då tar i hand och säger sitt namn, plus ger sin position, enligt mönstret:

”Kalle Karlsson, avdelningschef på X.”

Man säger både sitt för- och efternamn i affärssammanhang, enbart förnamnet hör till fritids- och skolpresentationer. Är man själv chef ser man till att hälsa på så många som möjligt, och inte förutsätta att alla vet vem man är, om det inte är fullkomligt uppenbart!

Behöver man göra sig känd i ett samtal som pågår mellan andra säger man med ett mycket vänligt leende ”ursäkta att jag bryter in, jag vill bara presentera mig lite snabbt, jag heter XZ och jobbar på Y”. Har de övriga lite vett säger de hej och sina namn, och drar allra helst in XZ i samtalet, om det är möjligt. Gör de inte det får XZ lika vänligt leende gå vidare till nästa grupp.

Att avsluta ett samtal snyggt när man tappat intresset eller samtalet på annat sätt urartat är svårt. Bör man vara brutalt ärlig? Eller mer raffinerad?

– Man har alltid rätt att gå ur samtalet med en hövlig ursäkt, som ”ursäkta mig, jag måste hälsa på en bekant där borta” (och då får man se till att gå till någon som man då hälsar på). Eller så säger man ”det var trevligt att pratas vid, nu måste jag gå vidare.”

Att vara som du säger brutalt ärlig är meningslöst om det inte handlar om att samtalspartnern säger rasistiska, sexistiska, homofobiska saker. Då kan man säga ”det där vill jag inte höra, hej då.”

Vilket ansvar har arrangören av minglet att se till att gästerna faktiskt minglar? Vilka metoder anser du funkar bäst för att sammanföra människor utan att det känns påtvingande eller krystat?

– Stort ansvar! En rutinerad arrangör ser till att planera konferensminglet så att det fungerar för alla gästerna. Dit hör i företagsvärlden att alla på det företag som inbjuder till minglet eller står för det, har informerat alla medarbetare på företaget om att de är värdpersoner, och att minglet är till för att förbättra kontakter och relationer med andra. De som jobbar på samma företag ska alltså inte stå ihop en grupp och prata med varandra, utan anstränga sig att vara vänliga och trevliga mot andra. Detta måste de upplysas om i förväg! Och de personer som är ansvariga för minglet ska både ta emot alla gäster på samma vänliga glada sätt, och gå ut i minglet och prata med alla, så mycket som möjligt. Ingen gäst ska behöva sitta eller stå opratad. Alla ska känna sig som hedrade välkomna deltagare i minglet.